Energiewechsel

Vechta: Papierlose Gremienarbeit bei der Stadt Vechta

Pressemeldung vom 16. Dezember 2013, 09:34 Uhr

In der Kreis- und Universitätsstadt Vechta sind Technisierung und Vernetzung längst keine Fremdwörter mehr. So war die niedersächsische Kommune im Jahr 1997 nicht nur die erste Stadt in der Region Oldenburger Münsterland, die mit einer eigenen Präsenz im weltweiten Netz zuhause war, auch mit dem Einsatz eines „Ratsinformationssystems“, das schon damals umfassende Recherchemöglichkeiten bot, nahm Vechta im Jahr 1998 eine Vorreiterrolle ein. Entschieden hatte man sich seinerzeit für das Verfahren „More!kommunal-dv“ des Unternehmens Gerz aus Selters, das heute unter dem Namen „more! software GmbH & Co. KG“ firmiert und mit dem Verfahren „more! Rubin“ auf dem Markt agiert. Dieses Verfahren wird aktuell auch von der Stadt Vechta einsetzt und damit hat auch die „papierlose Gremienarbeit“ Einzug in die Verwaltung der 32.000 Einwohner zählenden Kreisstadt gehalten. „Davon haben wir 1998 zwar schon geträumt, doch wir mussten noch einige Jahre warten, um diesen Traum letztlich zu verwirklichen“ erinnert sich Vechtas Bürgermeister Helmut Gels, der den Einsatz moderner Kommunikationsmittel in der Verwaltung forciert. So erhielten die Mitglieder des Rates schon früh ihre Sitzungsunterlagen nicht mehr per Post, sondern per Fax. Kostenintensive Arbeitsgänge wie Kopieren, Kuvertieren und der gesamte Postversand entfielen. Im Jahr 2006 folgte dann die Einführung der ersten Web-basierten Lösung für das Verfahren „more! Rubin“. Die Ratsmitglieder konnten erstmals im Internet Ihre Unterlagen nicht nur einsehen sondern auch Recherche online betreiben. Damit war ein entscheidender Schritt zur papierlosen Gremienarbeit getan. Vollendet wurde der eingeschlagene Weg im August 2012 mit der Anschaffung von iPads für alle Ratsmitglieder und die zuständigen Mitarbeiter der Verwaltung. Eingerichtet wurden modernen Tabletts von der hauseigenen IT-Abteilung. Im Januar 2013 konnte die Testphase erfolgreich abgeschlossen werden und die Information des Rates geschieht seit dem papierlos. „Die Vorteile sind groß, nicht nur auf der finanziellen Seite. Vor allem die schnelle und flexible Kommunikation sind wesentliche Vorzüge unserer neuen Arbeitsweise. So haben wir für jedes Ratsmitglied eine Emailadresse auf unserem „Exchange-Server“ eingerichtet und sobald neue Sitzungsunterlagen online gestellt werden, erhalten diese eine Benachrichtigung darüber, welche Unterlagen für welche Sitzung neu ins System eingestellt wurden“ so Helmut Gels. „Zudem sind die Sitzungsunterlagen unabhängig von Ort und Zeit über die Internetseite der Stadt Vechta nach Eingabe der persönlichen Zugangsdaten einsehbar“ ergänzt Andreas Thomann, zuständig bei der Stadt Vechta für die Koordination der Datenverarbeitung. „Das geht selbstverständlich auch über die neuen iPads während der Sitzungen. Dafür haben wir in den Sitzungsräumen des Rathauses ein separates „WLAN-Netz“ eingerichtet und mit einem hohen Sicherheitsstandard versehen“ so Thomann weiter. Hierzu zählen neben einer WPA2 Verschlüsselung auch eine sog. „Whitelist“, in der ausschließlich die MAC-Adressen der Geräte eingetragen sind, die sich in das WLAN-Netz einwählen dürfen erklärt er. Den Ratsmitgliedern wurde darüber hinaus freigestellt, die Nutzung der Tabletts auf eigene Kosten mit der Anschaffung einer eigenen SIM-Karte für die mobile Nutzung zu erweitern. Die Mandatsträger begrüßen die neu gewonnene Flexibilität als wesentlich effizienter und effektiver als alle bisher eingesetzten Verfahren. „Das ist sehr wichtig, denn bei der Einführung neuer Technologien kommt es insbesondere auf die Akzeptanz durch die Nutzer an“ so Thomann abschließend. Und die arbeiten eifrig mit dem neuen Ratsinformationssystem und freuen sich insbesondere über die enthaltene Recherchefunktion. Diese erlaubt es, Sitzungsvorlagen, Beschlüsse oder ganze Protokolle über eine Textsuche nach bestimmten Kriterien und Schlagwörtern zu durchsuchen. Dabei hilft zusätzlich eine integrierte Kalenderfunktion mit der Suchzeiträume beliebig eingegrenzt werden können. Das ermöglicht eine zielgenaue Recherche, die papiergebunden mit dem Durchblättern zahlreicher Ordner heute kaum noch zu bewältigen wäre. Helmut Gels sieht das Ende beim Einsatz neuester Technologien in seiner Verwaltung noch lange nicht erreicht. So wird aktuell eine „more! rubin App für das iPad getestet, die schon bald in den Echteinsatz gehen soll und beim Schlagwort „Cloud“ fallen dem Verwaltungschef gleich mehrere Abläufe ein, die man vielleicht schon bald darüber realisieren könnte.

Quelle: Stadt Vechta

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