Oldenburg: Das papierlose Büro bewährt sich Pilotversuch in der Bußgeldstelle der Stadt Oldenburg

Oldenburg. Bereits seit vier Jahren erprobt die Stadtverwaltung in der Bußgeldstelle für Verkehrsordnungswidrigkeiten das sogenannte Dokumenten Management System, die papierlose Aktenbearbeitung. Rund 100.000 Einzelvorfälle vom Parkverstoß über Geschwindigkeitsüberschreitung bis zum Verkehrsunfall sind von den fünf Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im Laufe eines Jahres zu bearbeiten.

Für die Bearbeitung bedienen sich die Kolleginnen und Kollegen der Verwaltung nicht mehr der herkömmlichen Aktenführung. Stattdessen verfügt jeder Arbeitsplatz über zwei Bildschirme, wobei an einem die Akte gelesen und an dem anderen die Sachbearbeitung durch die Eingabe spezieller Schlüssel für die einzelnen Verfahrensschritte erfolgt. Die weitere Abwicklung, wie der Ausdruck von Bescheiden und deren Versand werden durch die kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) erledigt.

Bereits nach einer etwa sechsmonatigen Eingewöhnungsphase waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den erweiterten Möglichkeiten dieser Technik überzeugt. Insbesondere erweist sich als vorteilhaft, dass jede Sachbearbeiterin und jeder Sachbearbeiter von dem jeweiligen Arbeitsplatz auf jede angelegte Akte zugreifen und diese bearbeiten kann.

Archivarbeiten wie das Abheften von Papiervorgängen oder das Vernichten ganzer Jahrgänge nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gibt es nicht mehr. Mittlerweile wurden auch einige Schwächen, die sich aus der eingesetzten EDV-Software ergaben, aufgedeckt und bereinigt, so dass dem Pilotversuch Erfolg bescheinigt werden kann, so Horst Hullmann, Fachdienstleiter Sicherheit und Ordnung bei der Stadt Oldenburg.

Ganz ohne Papier geht es allerdings auch hier noch nicht. In Einspruchsfällen, in denen Anwälte Akteneinsicht beantragen ist ein Ausdruck gefragt, und auch bei Einsprüchen, die eine Entscheidung des zuständigen Amtsgerichts erfordern, bekommt das Gericht einen Ausdruck. Es bestehen auch bei den Justizbehörden Bestrebungen, Akten zukünftig virtuell zu bearbeiten, allein die Technischen Voraussetzungen stehen noch aus. Wenn diese erfüllt sind, wäre ein weiterer Schritt in Richtung Übermorgen vollzogen.

Quelle: Stadt Oldenburg – Pressestelle

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